a. Definisi organisasi secara
umum
Organisasi
adalah “system
of cooperative of two or more person by hierarkis of job distribution to achieve the objective”
(sekumpulan orang yang saling bekerjasama melaui proses/sistem pembagian kerja
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan)
Dari definisi tersebut
ada beberapa hal yang dapat disimpulkan secara umum
- Adanya sekumpulan orang
yang saling bekerja sama
- Adanya proses/sistem
pembagian kerja
- Adanya tujuan bersama
yang telah ditetapkan untuk dicapai
Sistem
: kumpulan dari sub-sub sistem (bagian terkecil dari suatu sistem) yang saling
berhubungan. Contoh suatu sistem adalah “sekolah” sementara sub-sub sistem
“guru, murid, gedung sekolah, dll.
b. Latar belakang
terbentuknya organisasi
1. Sebagai mahluk sosial
adanya keinginan untuk bersosialisasi/berteman ataupun hidup berkelompok karena
itu seseorang atau sekelompok orang membentuk suatu organisasi
2. Alasan Material
- Untuk mengembangkan
minat dan bakat/kemampuan
- Untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditetapkan.
c. Jenis organisasi
- Organisasi formal :
adanya suatu tujuan bersama secara sadar/jelas dengan pola hubungan kerja yang
rasional. Contoh : Perusahaan (PT) dan Sekolah
- Organisasi informal :
lebih kepada aktifitas dengan tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh :
Arisan ibu-ibu
d. Bentuk dan Struktur
Organisasi
Struktur organisasi
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di
antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja. Dari uraian di atas dapat
definisikan bahwa :
Struktur
Organisasi adalah
suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu
organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi
dibatasi.
e. Bentuk organisasi yang
didasarkan pada hubungan otoritas (wewenang) dapat dikategorikan sebagai
berikut :
1. Organisasi Line/Garis
(Line)
Dalam organisasi lini/garis
otoritas mengalir dari puncak organisasi kemudian dilimpahkan kepada
bagian/uit-unit organisasi dibawahnnya dalam sesuatu bidang pekerjaan. Kemudian
pertanggungjawaban juga mengalir dari bawah hingga ke tingkat yang paling atas
secara bertahap berdasarkan hirarkis/jenjang
2. Organisasi Lini & Staff
Pada
dasarnya organisasi lini dan staf hampir sama dengan organisasi lini/garis
namun dalam organisasi lini dan staff ada satuan unit/bagian dalam bidang
tertentu tanpa ia ikut serta dalam otoritas lini.
3. Organisasi Fungsional
Dalam organisasi
fungsional otoritas pimpinan puncak didelegasikan kepada bagian/unit organisasi
hingga kepaling bawah dalam bidang pekerjaan tertentu dan masing-masing
pimpinan unit mempunyai otoritas secara fungsional untuk memerintah semua
pelaksana dari semua unit sepanjang berhubungan
dengan pekerjaannya.
4. Organisasi Matrik
Dalam struktur organisasi matrik
unit/bawahan mempunyai fungsi dan tugas yang rangkap dan bertanggung jawab
kepada 2 (dua) atasan. Dari struktur organisasi diatas dapat dilihat bahwa
seksi litbang memegang tugas dan tanggung jawab juga sebagai seksi
mountaineering dengan demikian selain bertanggung jawab kepada koordinator SDM
tetapi bertanggung jawab juga kepada koordinator minat dan bakat.
f. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah
proses penyusunan sumberdaya organisasi secara efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
- Efektif :
Jika tujuan organisasi dapat tercapai/terpenuhi
- Efisien : Jika dalam proses pencapaian tujuan tersebut
tidak menggunakan sumberdaya organisasi yang berlebihan (sesuai dengan
perencanaan)
g. Unsur/elemen/prinsip yang
ada dalam setiap organisasi
- Objective
(tujuan) yaitu arah/tujuan yang akan hendak dicapai. Tujuan memberi petunjuk
dalam memudahkan pelaksanaan kegiatan yang harus dilakukan/dikerjakan.
- Specialization
(spesialisasi) yaitu pembagian atau pengelompokan pekerjaan dalam berbagai
bidang berdasarkan kepentingan, setiap anggota atau orang mengerjakan bidang
pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan (skill)
- Hierarchy
(tingkatan/jenjang) yaitu tingkat wewenang yang membedakan antara peranan
atasan dan bawahan
- Coordination
(koordinasi)
yaitu penyelarasan/penyatuan komando antar orang atau bidang/unit.
- Authority
(otoritas
atau wewenang) yaitu hak yang sah (legal) yang dimiliki oleh seseorang dalam
bertindak untuk memerintah orang lain untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
Hak untuk memerintah
orang lain dilakukan atas dasar :
- Formal,
yaitu atas dasar pertimbangan organisasi (adanya aturan yang jelas/legal)
- Technical,
yaitu pengetahuan khusus atau skill
- Personal,
yaitu atas dasar senioritas atau popularitas.
h. Budaya Organisasi
Budaya
organisasi adalah sistem nilai / pola perilaku yang menjadi identitas suatu
organisasai dalam menjalankan
organisasinnya
Sistem nilai
: Adat istiadat, kebiasaan, sikap (karakter) dan perilaku dalam suatu
organisasi
Fungsi Budaya Organisasi
Menurut Robbins (1996 :
294), fungsi budaya organisasi sebagai berikut :
- Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.
- Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.
- Budaya mempermudah
timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual
seseorang.
- Budaya
merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan
standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.
- Budaya sebagai
mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta
perilaku karyawan.
i. Komitmen dan
Konsistensi
- Komitmen
adalah janji disertai tanggung jawab untuk menepati janji tersebut
- Konsistensi
adalah ketetapan atau keteguhan hati seseorang untuk tetap
mejalankan/melaksanakan apa yang telah dijalankan/dilaksanakan
j. Motivasi
Motivasi
merupakan satu penggerak dari dalam hati seseorang untuk melakukan atau
mencapai sesuatu tujuan.
Motivasi dapat berupa
motivasi intrinsic dan ekstrinsic. Motivasi yang bersifat intinsik adalah
manakala sifat pekerjaan itu sendiri yang membuat seorang termotivasi, orang
tersebut mendapat kepuasan dengan melakukan pekerjaan tersebut bukan karena
rangsangan lain seperti status ataupun uang atau bisa juga dikatakan seorang
melakukan hobbynya. Sedangkan motivasi ekstrinsik adalah manakala elemen elemen
diluar pekerjaan yang melekat di pekerjaan tersebut menjadi faktor utama yang
membuat seorang termotivasi seperti status ataupun kompensasi.
1. Teori Motivasi
Abraham Maslow
(1943;1970) mengemukakan bahwa pada dasarnya semua manusia memiliki kebutuhan
pokok. Ia menunjukkannya dalam 5 tingkatan yang berbentuk piramid, orang
memulai dorongan dari tingkatan terbawah. Lima tingkat kebutuhan itu dikenal
dengan sebutan Hirarki Kebutuhan Maslow, dimulai dari kebutuhan biologis dasar
sampai motif psikologis yang lebih kompleks; yang hanya akan penting setelah
kebutuhan dasar terpenuhi. Kebutuhan pada suatu peringkat paling tidak harus
terpenuhi sebagian sebelum kebutuhan pada peringkat berikutnya menjadi penentu
tindakan yang penting.
- Kebutuhan fisiologis
(rasa lapar, rasa haus, dan sebagainya)
- Kebutuhan rasa aman
(merasa aman dan terlindung, jauh dari bahaya)
- Kebutuhan akan rasa
cinta dan rasa memiliki (berafiliasi dengan orang lain, diterima, memiliki)
- Kebutuhan akan
penghargaan (berprestasi, berkompetensi, dan mendapatkan dukungan serta pengakuan)
- Kebutuhan aktualisasi
diri (kebutuhan kognitif: mengetahui, memahami, dan menjelajahi; kebutuhan
- estetik: keserasian,
keteraturan, dan keindahan; kebutuhan aktualisasi diri: mendapatkan kepuasan
diri dan menyadari potensinya)
2. Komunikasi
komunikasi sebagai suatu proses dengan
mana suatu pesan dipindahkan atau dioperkan (lewat suatu saluran) dari suatu
sumber kepada penerima dengan maksud mengubah perilaku, perubahan dalam
pengetahuan, sikap dan atau perilaku lainnya.
Sekurang-kurangnya
didapati empat unsur utama dalam model komunikasi yaitu sumber (the source),
pesan (the message), saluran (the channel) dan penerima (the receiver).
Pentingnya Komunikasi
Dalam Organisasi
Aktivitas komunikasi
yang dilakukan oleh pimpinan dalam organisasi antara lain bertujuan untuk :
- Meningkatkan hubungan
kerja dan kerjasama yang baik antar individu dan antar unit/bagian organisasi
- Mengetahui sedini
mungkin masalah-masalah yang timbul didalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan
dari masing-masing unit/bagian organisasi
- Mengurangi aspek
negatif dari timbulnya konflik
- Mendorong semangat
kerja